Чаплинська районна державна адміністрація

Офіційний сайт

Пошук на сайті

joomla

Про організацію роботи Чаплинської

районної державної адміністрації

із забезпечення доступу до публічної

інформації у відповідності

до вимог чинного законодавства

         На виконання розпорядження голови обласної державної адміністрації від 09 червня 2011 року № 373 «Про організацію роботи із забезпечення Херсонською обласною державною адміністрацією доступу до публічної інформації у відповідності з вимогами чинного законодавства», відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації», Указу Президента України від 05 травня 2011 року № 547/2011 «Питання забезпечення органами виконавчої влади доступу до публічної інформації», постанови Кабінету Міністрів України від 25 травня 2011 року № 583 «Питання виконання Закону України «Про доступ до публічної інформації» в Секретаріаті Кабінету Міністрів України, центральних та місцевих органах виконавчої влади», керуючись статтею 6, пунктом 12 статті 16, пунктом 1 частини першої статті 39, частиною першою статті 41 Закону України «Про місцеві державні адміністрації»:

         1. Встановити, що апарат Чаплинської районної державної адміністрації:

         - є розпорядником інформації, якою володіє районна державна адміністрація, зокрема, отриманої або створеної в процесі здійснення даною адміністрацією своїх повноважень, а також її апаратом під час забезпечення діяльності районної державної адміністрації;

         - не є розпорядником інформації за наступними запитами:

на інформацію щодо центральних органів виконавчої влади, інших органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування;

на інформацію, що може бути отримана шляхом узагальнення, аналітичної обробки даних або потребує створення в інший спосіб.

2. Визначити керівника апарату районної державної адміністрації Білоущенко Н.В. відповідальною особою з питань надання інформації на запити, що надходять районній державній адміністрації.

3. Затвердити такі, що додаються:

- форму запиту на інформацію (зі стислою інструкцією щодо процедури подання такого запиту та отримання інформації);

- Порядок складання та подання запитів на інформацію до Чаплинської районної державної адміністрації.

4. Виконавчим комітетам сільських, селищних рад на підставі форми запиту на інформацію та порядку складення та подання запитів на інформацію у двотижневий термін затвердити власні акти.

5. Начальнику загального відділу апарату районної державної адміністрації Гнатовській С.Л.:

5.1. Запровадити облік запитів на інформацію та надавати консультації під час оформлення запиту.

5.2. Створити умови для подання письмових запитів громадянами з обмеженими фізичними можливостями з урахуванням вимог частини сьомої статті 19 Закону.

5.3. Спільно з відділом з питань внутрішньої політики зв’язків із засобами масової інформації та громадськістю апарату районної державної адміністрації:

- створити систему обліку документів, що знаходяться в районній державній адміністрації та містять публічну інформацію, забезпечити обов'язкову реєстрацію в цій системі таких документів та надання доступу до них за запитами, оприлюднення зазначеної інформації на офіційному веб-сайті районної державної адміністрації;

- терміново запровадити на веб-сайті районної державної адміністрації спеціальну рубрику «Доступ до публічної інформації» та розмістити на ній форму запиту на інформацію і порядок складення та подання запитів на інформацію, затверджені цим розпорядженням, а також контактні дані загального відділу апарату районної державної адміністрації з питань запитів на інформацію (номер телефону, факсу, електронної та поштової адрес);

- забезпечувати оприлюднення на веб-сайті районної державної адміністрації розпоряджень голови районної державної адміністрації не пізніше п'яти робочих днів з дня їх підписання.

5.4. До 01 липня 2011 року розробити та надати на затвердження порядок обліку, проходження, опрацювання та підготовки й направлення відповідей на запити на інформацію, що надходять до районної державної адміністрації.

6. Сектору контролю апарату районної державної адміністрації  (Данилова С.О.) здійснювати контроль за дотриманням строків розгляду запитів на інформацію відповідно до статті 20 Закону.

7. Керівнику апарату районної державної адміністрації Білоущенко Н.В., в межах компетенції, визначити спеціальні місця для роботи запитувачів із документами, що містять публічну інформацію, їх копіями та забезпечити їх обладнання необхідною оргтехнікою.

8. Сектору взаємодії з правоохоронними органами, оборонної та мобілізаційної роботи апарату районної державної адміністрації (Ренгач В.П.):

8.1. До 01 липня 2011 року підготувати та надати в установленому порядку на затвердження:

- перелік відомостей, що становлять службову інформацію;

- інструкцію з питань обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію.

8.2. Разом з відділом з питань внутрішньої політики зв’язків із засобами масової інформації та громадськістю апарату районної державної адміністрації оприлюднити затверджений перелік відомостей, що становлять службову інформацію, на офіційному веб-сайті районної державної адміністрації у рубриці «Доступ до публічної інформації».

8.3. Спільно з відділом організаційно-кадрової роботи апарату районної державної адміністрації вживати заходів щодо унеможливлення несанкціонованого доступу до наявної інформації про особу інших осіб.

9. В.о. начальника фінансово-господарського відділу апарату районної державної адміністрації Куліш О.В. до 01 липня 2011 року надати пропозиції щодо визначення розміру фактичних витрат для задоволення запиту на інформацію на копіювання та друк в межах граничних норм, встановлених Кабінетом Міністрів України.

10. Начальнику відділу з питань внутрішньої політики зв’язків із засобами масової інформації та громадськістю апарату районної державної адміністрації Степаненку Ю.В. забезпечувати своєчасне оприлюднення на офіційному сайті районної державної адміністрації проектів розпоряджень голови районної державної адміністрації, що підлягають обговоренню, а також систематичне оперативне оприлюднення та оновлення інформації про діяльність районної державної адміністрації.

         Про виконання зазначеного завдання щокварталу до 05 числа місяця, наступного за звітним періодом, інформувати загальний відділ апарату районної державної адміністрації.

         11. Керівникам структурних підрозділів районної державної адміністрації, виконавчим комітетам сільських, селищних рад:

11.1. Забезпечити під персональну відповідальність неухильне виконання очолюваними підрозділами й виконавчими комітетами Закону України «Про доступ до публічної інформації» та відповідних нормативно-правових актів.

         Про організовану роботу з даного питання до 01 липня 2011 року поінформувати районну державну адміністрацію .

11.2. До 01 липня 2011 року окремими рішеннями визначити відповідальних осіб для забезпечення доступу запитувачів до публічної інформації та організувати їх діяльність відповідно до статті 16 Закону.

Відомості про вказаних осіб надати до загального відділу апарату районної державної адміністрації.

11.3. Забезпечувати своєчасне оприлюднення проектів рішень, що підлягають обговоренню, а також систематичне і оперативне оприлюднення та оновлення інформації про свою діяльність на офіційному веб-сайті районної державної адміністрації та власних веб-сайтах.

Про виконання цього завдання щокварталу до 05 числа місяця, наступного за звітним періодом, інформувати загальний відділ апарату районної державної адміністрації для узагальнення та підготовки відповідної інформації для направлення до управління у справах преси та інформації обласної державної адміністрації.

11.4. У двотижневий термін вжити заходів щодо оприлюднення в офіційних друкованих виданнях, на веб-сайті районної державної адміністрації та власних веб-сайтах, інформаційних стендах, в інший прийнятний для громадян спосіб інформації, зазначеної у статті 15 Закону.

11.5. Відділу організаційно-кадрової роботи апарату районної державної адміністрації забезпечувати проведення навчань і підвищення кваліфікації за напрямками роботи із забезпечення доступу до публічної інформації державних службовців структурних підрозділів районної державної адміністрації та її апарату, відповідальних осіб з питань запитів на інформацію.

11.6. Сприяти депутатам місцевих рад, громадським організаціям, громадським радам, громадянам у здійсненні громадського контролю за забезпеченням органами виконавчої влади доступу до публічної інформації шляхом проведення громадських слухань, громадської експертизи тощо.

12. Керівникам структурних підрозділів районної державної адміністрації вживати заходів щодо своєчасного подання до відділу з питань внутрішньої політики зв’язків із засобами масової інформації та громадськістю апарату районної державної адміністрації проектів розпоряджень голови районної державної адміністрації, що підлягають обговоренню, а також оновленої інформації про діяльність районної державної адміністрації з метою оперативного оприлюднення на офіційному сайті районної державної адміністрації.

         13. Заступникам голови районної державної адміністрації забезпечувати постійну координацію роботи з дотримання в районі Закону України «Про доступ до публічної інформації» та відповідних нормативно-правових актів, а також ефективного виконання завдань, встановлених цим розпорядженням.

14. Контроль за виконанням цього розпорядження залишаю за собою.     

Голова районної

державної адміністрації                                                              В.М.Бериславський


  Додаток 1

 

                                            до розпорядження голови

 

                                                         районної державної адміністрації

 

                                                                                                                                               від 21червня 2011року №  237

 

                                                

 

ПЕРЕЛІК

 

відомостей, що становлять службову інформацію і яким надається гриф

 

обмеження доступу “Для службового користування”

 

З питань мобілізаційної роботи:

 

            1. Інформація щодо:

 

            - організації оповіщення, мобілізації, переведення районної державної адміністрації, органів місцевого самоврядування, структурних підрозділів районної    державної адміністрації, підприємств, установ та організацій   району на роботу в умовах особливого періоду;

 

            - кількості військовозобов’язаних,які заброньовані за структурними підрозділами районної державної адміністрації на період мобілізації та воєнного стану.

 

            2. Відомості про заходи мобілізаційної підготовки та складових частин мобілізаційного плану області щодо:

 

            - створення, розвитку, утримання, передачі, ліквідації, реалізації та фінансування мобілізаційних потужностей;

 

            - виробництва закупівлі та поставки продовольства, сільськогосподарської продукції, лікарських засобів, медичного майна, пально-мастильних матеріалів в особливий період;

 

            - кількості автотранспортної, дорожньо-будівельної техніки, яка підлягає передачі до складу Збройних Сил України;

 

            - забезпечення виконавців мобілізаційних завдань матеріально-технічними, сировинними та енергетичними ресурсами в особливий період;

 

            - підготовки фахівців у закладах освіти на особливий період.

 

            3. Мобілізаційні завдання, які встановлені районною державною адміністрацією підприємствам, установам та організаціям  району.

 

            4. Відомості про місця зберігання, норми накопичення, фактичну наявність, якісний стан матеріальних цінностей мобілізаційного резерву щодо окремих підприємств, установ та організацій, які знаходяться у віданні обласної державної адміністрації.

 

            5. Відомості про виділення будівель, споруд, земельних ділянок, транспортних та інших матеріально-технічних засобів Збройним Силам України, іншим військовим формуванням в особливий період.

 

            6. Відомості про потребу в асигнуваннях та фактичні фінансові витрати на мобілізаційну підготовку області.

 

 З питань охорони державної таємниці:

 

            1. Номенклатури секретних справ та  посад працівників, перебування на яких потребує оформлення допуску до державної таємниці.

 

            2. Облікові картки громадян про надання допуску та доступу до державної таємниці (форма 6).

 

            3. Акти внутрішніх перевірок, перевірок стану охорони державної таємниці, знищення таємних документів і справ, зміни грифів секретності документів, гриф яким було надано раніше.

 

            4. Плани заходів забезпечення режиму секретності у разі введення правового режиму воєнного або надзвичайного стану,  під час міжнародного співробітництва, проведення нарад з використанням інформації, що становить державну таємницю, технічного захисту інформації з обмеженим доступом.

 

            5. Форми облікової документації  матеріальних носіїв секретної інформації.

 

            6. Протоколи засідань експертних комісій та нарад, на яких розглядаються питання, що містять інформацію обмеженого доступу.

 

            7. Про порядок здійснення охорони адміністративного будинку  районної державної адміністрації, зміст заходів пропускного та внутрішньо-об’єктового режиму.

 

            8. Про обладнання приміщень, у яких проводяться секретні роботи або зберігаються матеріальні носії секретної інформації, заходи щодо їх охорони.

 

       9. Про планування та організацію запровадження заходів забезпечення режиму секретності, фактичний стан, наявність недоліків в організації охорони державної таємниці (крім тих, що становлять державну таємницю).

 

10. Звіти про стан охорони державної таємниці.

 

11. Протоколи засідань постійно діючої експертної комісії з питань державної таємниці районної  державної адміністрації.

 

З питань технічного  захисту інформації:

 

           1. Перелік режимних приміщень районної державної адміністрації.

 

            2. Акти категоріювання, обстеження та придатності об’єктів, на яких циркулює інформація з обмеженим доступом.

 

            3. Про планування, організацію запровадження заходів, фактичний стан, наявність недоліків в організації технічного захисту інформації обмеженого доступу.

 

            4. Про розташування та потужність засобів передачі радіосигналів обласних каналів та телерадіоорганізацій.

 

            5. Інформація щодо кількості неліцензійного програмного забезпечення.

 

            6. Паролі доступу до інформації на комп’ютері та мережі.

 

З кадрових та фінансових питань:

 

           1. Перелік посад і професій, за якими бронюються військовозобов’язані.

 

            2. Особові справи державних службовців апарату  районної державної адміністрації (відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від              25 травня 1998 року № 731).

 

            3. Інформація про особу, що міститься у службовій переписці та інших документах, які знаходяться у користуванні районної державної адміністрації, крім випадків, передбачених законом.

 

            4. Узагальнені відомості комп’ютерного обліку електронних справ державних службовців районної державної адміністрації, сформовані засобами підсистеми обліку державних службовців (системи «Картка») єдиної державної комп’ютерної системи «Кадри».

 

            5. Зміст питань, які включено до білетів для іспиту кандидатів на заміщення вакантних посад державних службовців.

 

            6. Про доходи, фінансові зобов’язання і майновий стан державного службовця та особи, яка претендує на зайняття посади державного службовця.

 

З питань житлово-комунального господарства:

 

          1. Координати об'єктів джерел комунального водозабезпечення в місцях водозабору.

 

            2. Зміст організаційних і технічних заходів охорони об'єктів комунального водозабезпечення.

 

            3. Відомості щодо організації охорони та оборони об'єктів комунального водозабезпечення в особливий період.

 

            4. Відомості, що розкривають координати місць приєднань до            комунальних водоводів об’єктів промисловості.

 

           5. Інформація про фактичні об’єми запасів, місця розташування поверхневих або підземних резервних джерел водопостачання міст та районів області.

 

З питань будівництва та архітектури:

 

            1. Плани капітального будівництва та капітального ремонту об'єктів спецпризначення.

 

            2. Спеціальні карти, створені в державній системі координат УСК – 2000 або в системі координат СК – 42, а саме: карти геодезичних даних, карти джерел водопостачання масштабів 1:50000 – 1:200000, карти ділянок масштабів 1: 25000, 1:50000.   

 

З питань цивільного захисту:

 

            1. Відомості щодо організації заходів цивільної оборони, крім відомостей, що становлять державну таємницю.

 

2. Перелік об'єктів, що належать до категорії цивільної оборони.

 

3. Про використання захисних споруд цивільної оборони для потреб населення.

 

4. Про технічний стан системи оповіщення.

 

5. Акти інспекторських перевірок з питань цивільного захисту та техногенної безпеки області.

 

            6. Про організацію реагування та дії у разі виникнення аварій на об’єктах, що мають стратегічне значення для економіки і безпеки держави.

 

            7. Про організацію заходів при ліквідації надзвичайних ситуацій у мирний час, а також на навчаннях та тренуваннях.

 

            8. Зведені відомості за окремими показниками про кількість, загальну площу та місткість захисних споруд цивільної оборони (цивільного захисту) за область.

 

            9. Зведені відомості про джерела та види небезпеки, можливі   рівні надзвичайних ситуацій та технологічні характеристики потенційно небезпечних об’єктів за область, які зареєстровані у Державному реєстрі потенційно небезпечних об’єктів.

 

З питань забезпечення зв’язком:      

 

            1. За окремими показниками про організацію окремого об’єкта урядового та спеціального зв’язку.

 

            2. Про встановлення, перевстановлення і зняття телефонних апаратів урядового зв’язку, а також довідники, переліки, списки абонентів урядового зв’язку.

 

3. Про об'єкти, засоби спеціального зв'язку, контрольно-вимірювальне обладнання на спеціальну техніку (тактико-технічні характеристики, порядок використання), їх характеристики, вимоги до умов експлуатації або виробництва, випробування і технічну експлуатацію, за допомогою яких здійснюється обробка інформації з обмеженим доступом.

 

З питань зовнішньоекономічної діяльності:

 

            1. Про заходи щодо захисту інформації з обмеженим доступом під час прийому іноземних делегацій, груп та окремих іноземців.

 

            2. Про зміст директив, планів, вказівок делегаціям і посадовим особам, які представляють інтереси України, з питань зовнішньополітичної і зовнішньоекономічної діяльності України, спрямовані на забезпечення її національних інтересів і безпеки.

 

З питань охорони здоров’я:

 

            1. Персоналізована інформація про стан здоров'я громадян (захворюваність, інвалідність, смертність та фізичний розвиток).

 

            2. Реєстри осіб, хворих на різні захворювання.

 

            3. Про надання медичних послуг у галузі охорони здоров'я в особливий період.

 

            4. За сукупністю всіх показників про заходи щодо виконання оперативних завдань, спрямованих на стабілізацію епідситуації в області.

 

            5. За окремими показниками про норми, обсяги заготівлі донорської крові, її препаратів, що не становлять державну таємницю.

 

З релігійних питань:

 

            1. Відомості, отримані від громадян, державних і релігійних діячів з питань, пов’язаних із захистом інтересів держави, збереженням миру та злагоди в релігійному середовищі.

 

            2. Зведені відомості про стан і тенденції розвитку релігійної ситуації в області.

 

З територіальної оборони:

 

            Щодо розробки документів планування територіальної оборони, які не підпадають під дію Зводу відомостей, що становлять державну таємницю України.

 

З питань боротьби з корупцією і організованою злочинністю:

 

            1. Інформація про листування з правоохоронними органами щодо їх завдань і функцій.

 

            2. Про участь у заходах з антитерористичної діяльності, які не підпадають під дію Зводу відомостей, що становлять державну таємницюУкраїни.

 

            3.  Відомості, отримані від правоохоронних органів, які не підлягають розголошенню на підставі відповідних нормативних актів і можуть призвести до розкриття джерела отриманої інформації.

 

4. Про заходи щодо забезпечення сталого функціонування органів державної влади і дотримання громадського порядку під час проведення масових заходів.

 

З питань освіти та культури:

 

            1. З підготовки фахівців для Збройних Сил України та інших військових формувань.

 

            2. Зведені відомості про персональний склад іноземних студентів, які проходять навчання у навчальних закладах  району.

 

            3. Про охоронну сигналізацію в музеях і організацію охорони у місцях розміщення унікальних цінностей.

 

З питань соціального захисту:

 

            1.Протоколи засідань комісій з питань захисту прав дитини.

 

            2. Про кандидатів у прийомні батьки та батьки-вихователі.

 

            3. Особові справи дітей-сиріт, дітей, позбавлених батьківського піклування, дітей, які проживають у сім’ях, що опинилися у складних життєвих обставинах.

 

            4. Узагальнені відомості комп’ютерного обліку електронних даних, сформованих у межах державної комп’ютерної системи «Діти».

 

            5. Персональні дані постраждалих внаслідок Чорнобильської катастрофи, інвалідів, дітей-сиріт, прийомних сімей, дитячих будинків сімейного типу, підопічних дитячих, психоневрологічних та геріатричних будинків-інтернатів, центрів реабілітації дітей-інвалідів, підопічних територіальних центрів соціального обслуговування (надання соціальних послуг), одержувачів усіх видів державної соціальної допомоги та пенсій.

 

З архівних питань:

 

Протоколи засідань експертних комісій, на яких розглядаються проекти нормативно-методичних документів, номенклатур справ, описів з грифом обмеження доступу “Для службового користування”.

 

З питань Державного реєстру виборців:

 

         Листування з організаціями та установами з питань функціонування Державного реєстру виборців та внесення відповідних змін до нього.Із загальних питань:

 

            Інформація, що міститься у внутрішній службовій кореспонденції  районної державної адміністрації (службові та доповідні записки, акти внутрішніх перевірок, доручення, протоколи апаратних нарад, засідань  тощо).

 

Примітка: Головний розробник проектів розпорядчих актів та службової кореспонденції (керівник структурного підрозділу районної державної адміністрації та її апарату)може, виходячи із змісту питання і конкретної ситуації, ініціювати питання щодо присвоєння документам грифу „Для службового користування” і поза межами цього Переліку (за винятком інформації, яка включена до Зводу відомостей, що становлять державну таємницю України).

 

Керівник апарату     районної                                            

 

державної адміністрації                                                                           Н.В.Білоущенко


                                                                                               Додаток 2

 

                                                                                                                          до розпорядження голови

 

                                                                                                                                       районної державної адміністрації

 

                                                                                                                    від 21.06.2011 № 237  

 

Інструкція
про порядок обліку, зберігання і використання документів та інших
матеріальних носіїв інформації, які містять відомості, що становлять службову інформацію і яким надається гриф  обмеження доступу “Для службового користування” районній державній адміністрації

 

I. Загальні положення

 

            1. Ця Інструкція визначає порядок обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв інформації, які містять відомості, що становлять службову інформаціюі яким надається гриф обмеження доступу “Для службового користування” (далі – службові документи) районній державній адміністрації.

 

            2. Віднесення інформації до службової здійснюється на підставі переліку відомостей, що становлять службову інформацію і яким  надається гриф обмеження доступу „Для службового користування” (далі - Перелік). Перелік погоджується рішенням експертної комісії  по контролю за станом роботи зі службовою інформацією в апараті районної державної адміністрації та затверджується розпорядженням голови районної державної адміністрації.

 

            3. Керівники структурних підрозділів районної державної адміністрації та її апарату вносять  експертній комісії пропозиції щодо віднесення інформації до службової інформації, рішення якої є підставою для включення інформації до переліку відомостей, що становлять службову інформацію.

 

            4. Перелік та Інструкція не мають грифів обмеження у доступі  і розміщуються на веб-сайті  районної державної адміністрації у рубриці «Доступ до публічної інформації».

 

            5. Ведення обліку, зберігання і використання службових документів в районній державній адміністрації, а також контроль за дотриманням вимог цієї Інструкції покладається на загальний відділ апарату  районної державної адміністрації та відділ режимно-секретної роботи апарату районної державної адміністрації (далі - РСО).

 

            6. На  службових документах (у необхідних випадках – і на їх проектах) у правому верхньому куті першої сторінки проставляються гриф «Для службового користування» і номер примірника. Якщо гриф обмеження доступу неможливо нанести безпосередньо на службовий документ, він має бути зазначений у супровідному документі до нього.

 

            7. Працівники структурних підрозділів районної  державної адміністрації та її апарату, які працюють зі службовими документами, підлягають ознайомленню з цією Інструкцією. Ознайомлення здійснюють підрозділ з канцелярської роботи загального відділу апарату обласної державної адміністрації (далі - канцелярія) та РСО.

 

            8. Доступ працівників  державної адміністрації до службових документів здійснюється за резолюціями керівництва обласної державної адміністрації.

 

            9. Працівникам обласної державної адміністрації, допущеним до роботи зі службовими документами, забороняється повідомляти усно або письмово будь-кому відомості, що містяться у цих документах, якщо це не викликано службовою потребою.

 

                                        ІІ. Облік службових документів

 

            1. Приймання і облік (реєстрація) службових документів здійснюється канцелярією.  Облік  службових документів, які  стосуються секретної роботи або мають гриф обмеження доступу «Для службового користування»        Літер «М», здійснює РСО.

 

            2. На службові документи поширюється вимога одноразовості реєстрації.

 

            3. Службова кореспонденція приймається працівниками, яким доручена робота з такими документами. При цьому перевіряються номери, кількість сторінок та примірників документів, а також наявність додатків, зазначених у супровідному листі.

 

            4. Службові документи, які надійшли помилково, повертаються відправнику або пересилаються адресатові.

 

            5. У разі надходження службових документів у неробочий час вони приймаються відповідальним черговим приймальні голови районної державної адміністрації, який, не розкриваючи цю кореспонденцію, передає її під розписку до канцелярії або РСО.

 

            6. Реєструються всі вхідні, вихідні та внутрішні службові документи. Вони обліковуються за кількістю сторінок, а видання (книги, журнали, брошури) - за кількістю примірників.

 

            7. Облік службових документів – комп’ютерний  із дублюванням у журналі за формою  (додається).

 

            8. На кожному зареєстрованому службовому документі проставляється штамп районної  державної адміністрації, у якому зазначаються реєстраційний номер документа та дата його надходження.

 

ІІІ. Розмноження і розсилання (відправлення) службових документів

 

            1. Обробка службової інформації з використанням автоматизованих систем (далі – АС) здійснюється тільки за наявності виданого в установленому порядку Державною службою спеціального зв’язку та захисту інформації України атестата відповідності комплексної системи захисту інформації в цій АС вимогам щодо захисту інформації. Допускається друкування службових документів на друкарській машинці.

 

            2.  Реєстрацію та розсилку службових документів здійснюють канцелярія та РСО. Виконавець службових документів подає до канцелярії або до РСО необхідну для розсилання кількість примірників. У правому верхньому куті службового документа робиться позначка «Для службового користування» і зазначається номер примірника.

 

            3. Розмноження службових документів здійснюється з додержанням вимог чинного законодавства з питань технічного захисту інформації, з дозволу та під контролем працівників РСО.

 

            4. Службові документи, одержані від сторонніх організацій, можуть бути розмножені тільки за їх згодою.

 

             5. На звороті останньої сторінки кожного примірника документа зазначається кількість надрукованих примірників, прізвище виконавця та друкарки і дата друкування документа.

 

            6. У супровідному листі до службових документів окремими пунктами після слова «Додаток:» по кожному документу зазначаються його вид, кількість аркушів, реєстраційний номер, номер примірника, гриф обмеження доступу («Для службового користування» або «Нетаємно», якщо додаток без обмеження доступу).

 

            7. Якщо у супровідному листі до службових документів відсутня інформація з обмеженим доступом, у правому верхньому куті такого документа зазначається:   «Для службового користування
                                                            (без додатка – без грифа обмеження доступу)
                                                             Прим. № ___»

 

            Друкування таких листів дозволяється здійснювати на неатестованих засобах обчислювальної техніки обласної державної адміністрації.

 

8. Пересилання службових документів до інших організацій у межах України здійснюється державною фельд'єгерською службою, спеціальним зв'язком, рекомендованими або цінними поштовими відправленнями, а також кур’єром обласної державної адміністрації.

 

9. Службові документи повинні бути вкладені у конверти або упаковані таким чином, щоб виключалася можливість доступу до них та ознайомлення з їх змістом сторонніх осіб.

 

            10. На упаковці або конверті зазначаються адреси і найменування одержувача та відправника, номери вкладених документів з проставлянням позначки «Для службового користування».

 

            11. Доставка службових документів «Нарочно» до інших організацій та осіб може здійснюється кур’єром загального відділу апарату обласної державної адміністрації із записом у відповідному журналі.

 

                                   ІV.Формування службових документів у справи

 

            1. Службові документи формуються у відповідні номенклатурні справи канцелярії або РСО. У правому верхньому куті обкладинки справи робиться позначка «Для службового користування».

 

            2. Справи зі службовими документами повинні мати внутрішні описи.

 

V. Використання службових документів

 

            1. До роботи із справами зі службовими документами  допускаються працівники РСО  та визначені розпорядженням голови районної державної адміністрації працівники канцелярії.

 

            2. До роботи зі службовими документами допускаються посадові особи, які мають безпосереднє відношення до цих документів, за рішенням керівництва районної державної адміністрації.

 

            3. Забороняється користуватися відомостями зі службових документів для відкритих виступів або опублікування в засобах масової інформації, експонувати такі документи на відкритих виставках, демонструвати їх на стендах, у вітринах або в інших громадських місцях.

 

            4. Представники інших організацій допускаються до ознайомлення і роботи зі службовими документами з дозволу голови районної  державної адміністрації, за наявності письмового запиту організацій, у яких вони працюють, із зазначенням характеру завдання, що виконується. Виписки зі службових документів робляться у зошитах, що мають гриф обмеження доступу «Для службового користування», які після закінчення роботи надсилаються на адресу організації, що надавала дозвіл на ознайомлення і роботу зі службовими документами.

 

            5. Фізичним особам та організаціям службові документи надаються в установленому законодавством порядку.

 

VІ. Зберігання, знищення службових документів, перевірка їх наявності

 

            1. Службові документи в   державній адміністрації зберігаються у виділених приміщеннях канцелярії та РСО у металевих сейфах, які надійно замикаються та опечатуються металевими печатками відповідальних працівників.

 

            2. Справи зі службовими документами, видані виконавцям для роботи, підлягають поверненню у канцелярію або РСО у той же день.

 

            3. Окремі службові документи з дозволу начальника РСО або керівника канцелярії можуть перебувати у виконавця протягом терміну, необхідного для виконання завдання, за умови повного забезпечення їх схоронності і додержання правил зберігання.

 

            4. Передача службових документів іншим працівникам районної  державної адміністрації  здійснюється тільки через канцелярію або РСО.

 

            5. Забороняється вилучення із справ або переміщення службових документів з однієї справи до іншої без дозволу канцелярії або РСО.

 

            6. Перевірка наявності службових документів здійснюється щороку експертною комісією  по контролю за станом роботи зі службовою інформацією в апараті  районної державної адміністрації, що призначається розпорядженням голови обласної державної адміністрації. Результати перевірки оформлюються відповідним актом.

 

            7. Про факти втрати службових документів або розголошення відомостей, що містяться в них, терміново доводиться до відома голови  районної державної адміністрації, начальника РСО та керівника канцелярії, а також письмово повідомляється управління Служби безпеки України в області із зазначенням обставин втрати документів чи розголошення відомостей та вжитих заходів.

 

            8. Для розслідування факту втрати службових документів або встановлення факту розголошення відомостей, що містяться в них, розпорядженням голови  районної державної адміністрації призначається комісія, висновок якої затверджується головою районної державної адміністрації.

 

            9. До облікових форм на підставі акта комісії, затвердженого головою обласної державної адміністрації, вносяться відповідні записи про втрачені документи.

 

            10. За порушення, що призвели до розголошення службової інформації, втрати або незаконного знищення службових документів, а також інших вимог цієї Інструкції винні працівники  несуть відповідальність згідно із законодавством.

 

            11. Відібрані експертною комісією для знищення справи із службовими документами, що не мають наукової, історико-культурної цінності та втратили практичне значення, оформляються окремим актом знищення.

 

            12. Відібрані для знищення службові документи та  справи з цими документами  повинні в обов’язковому порядку подрібнюватися до стану, що виключає можливість їх прочитання.

 

            13. Після знищення службових матеріалів  в облікових формах робиться відмітка «Знищено. Акт від (дата) №__».

 

Керівник апарату районної

 

 державної адміністрації                                                              Н.В.Білоущенко


mod_vvisit_countermod_vvisit_countermod_vvisit_countermod_vvisit_countermod_vvisit_countermod_vvisit_countermod_vvisit_counter
mod_vvisit_counterСьогодні69
mod_vvisit_counterВчора137
mod_vvisit_counterНа цьому тижні476
mod_vvisit_counterНа минулому тижні991
mod_vvisit_counterУ цьому місяці1763
mod_vvisit_counterУ минулому місяці2579
mod_vvisit_counterВсього284231

За останні 20 хвилин: 4
Ваш IP: 34.228.41.66
,
Зараз: 2018-12-13 14:59

blind

Головне меню

Баннер
Баннер
Баннер
Баннер
Баннер
Баннер
Баннер
Баннер
Баннер
Баннер
Баннер
Баннер
Баннер
Баннер
Баннер
Баннер
Баннер
Баннер
Баннер
Баннер
Баннер
Баннер
Баннер
Баннер
Баннер
Баннер
Баннер
Баннер
Баннер
Баннер
Баннер
Баннер

Copiright © 2016, Чаплинська РДА. Всі Права Захищені.